Wyzwania stojące przed audytorem wewnętrznym

Wybór audytora wewnętrznego w organizacji zazwyczaj odbywa się różnymi drogami. Czasem o wyborze decyduje jedynie fakt przejścia szkolenia dla audytorów wewnętrznych, a czasem jest to wnikliwy proces doboru właściwej osoby. Najczęściej decyzja podejmowana jest w sposób pośredni, łącząc oba wyżej wymienione sposoby. Niezależnie jednak od metody wyboru, pełnienie tej funkcji jest dla wybrańca ogromnym wyzwaniem.

Zgodnie z normą ISO 19011 audytor powinien:

  • umieć słuchać innych, postępować etycznie;
  • być rzeczowy, rzetelny, obiektywny, punktualny, grzeczny, precyzyjny;
  • nie być agresywny, naiwny i władczy.

Poza tymi wieloma cechami należy pamiętać, że postawa audytora wobec Systemu Zarządzania Jakością jest niezwykle istotna. Zaraz po pełnomocniku Systemu Zarządzania Jakością jest on wizytówką wdrożonego systemu. Jego podejście może być uznawane przez pozostałych członków organizacji za godne i warte naśladowania. Jeśli audytor niewłaściwie podchodzi do swojej misji, to należy się liczyć z tym, że audytowani będą postępować podobnie. Przeprowadzanie audytów bez widocznego wcześniejszego przygotowania będzie zezwoleniem dla audytowanych na podobne podejście. Natura ludzka jest znana, w wielu przypadkach pracownicy będą dążyć do ułatwienia sobie pracy, a postępowanie według systemowych procedur może się wydawać utrudnieniem.
Dodatkowo audytor musi rzetelnie sporządzać raporty z audytów, dlatego może się zdarzyć, że będzie musiał uwzględnić niezgodność stwierdzoną w dziale bliskiego przyjaciela. W takiej sytuacji powinien zachować się profesjonalnie i rzeczowo przedstawić problem. Nadrzędną wartością jest tutaj doskonalenie Systemu Zarządzania Jakością w organizacji, a nie dbanie o relacje ze znajomymi.

Ponadto nie należy traktować audytu jak kontroli. Jestem zdania, że określenie „nadzór” jest tutaj lepsze, bo niesie ze sobą możliwość pozytywnej ingerencji w proces, gdyż niejako oznacza przynależność do procesu.

Termin „kontrola” częściej skojarzy się z kontrolami zewnętrznymi, głównie służb państwowych, które czasem kończą się mandatem, niesmakiem i pogorszeniem atmosfery pracy. Audyty wewnętrzne przyniosą najwięcej korzyści organizacji, jeśli nie będą wzbudzać strachu wśród załogi. Największym zatem wyzwaniem dla audytora jest zachowanie postawy racjonalnego rodzica, który umiejętnie wspiera swoje „dziecko”, czyli organizację i każdy jej nawet najmniejszy proces. Za uczynki dobre należy rozsądnie nagradzać, aby zmotywować do dalszej owocnej współpracy. Niedociągnięcia należy zgłaszać, pokazywać, jasno tłumaczyć konsekwencje i być cierpliwym. Nade wszystko warto zachować równowagę w przekazywaniu swoich uwag audytowanemu, aby z „rodzica” racjonalnego nie przeobrazić się w osobę apodyktyczną lub inną, równie nieprzyjazną.

Narzędziem do wypracowania prawidłowej relacji audytor-audytowany może być „świadoma komunikacja”. Nie chodzi tutaj o manipulację, lecz o zastosowanie kilku zasad skutecznej komunikacji w audycie.

Więcej tutaj: artykuł o prowadzeniu skutecznych rozmów audytowych

Ocena wpisu:

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Copyright 2011-2012 - ISOmnia.pl
do góry