Wady i zalety stosowania wzorców dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością

Jednym z większych wyzwań przy tworzeniu Systemu Zarządzania Jakością, zaraz po podjęciu decyzji o jego wdrożeniu, jest stworzenie dokumentacji systemowej.

Na rynku dostępne są materiały oferujące gotowe wzory dokumentacji, zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej.

Czy warto z nich skorzystać? Jakie są ich zalety, a jakie wady?

Na początek przedstawię wady stosowania wzorów dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością. Po pierwsze, zaprzecza to nieco samej koncepcji norm serii ISO 9000.

Dokumentacja powinna być niemalże „skrojona na miarę”, jak najbardziej dopasowana do profilu działalności firmy. A przecież dostępne na rynku wzory nie są dzielone na rodzaje działalności?

Może z wyjątkiem oddzielenia dokumentacji HACCP – jest to jedyny element różnicujący dostępne wzory dokumentacji. W środowisku jakościowców przyznanie się do korzystania ze wzorów dokumentacji odbierane jest raczej w sposób negatywny. Świadczy to o nieprawidłowym podejściu do norm ISO, wręcz o bezcelowym na dłuższą metę działaniu, staraniu się o certyfikat sam w sobie. Taki sposób rozumowania w ekstremalnych przypadkach może prowadzić do wytworzenia wizerunku organizacji nierzetelnej, wdrażającej System Zarządzania Jakością jedynie dla własnych niejasnych celów, a nie dla dobra klienta, co powinno być zasadniczym celem wdrożenia.

Zastosowanie wzorów dokumentacji ma także swoje zalety. Na pewno taką dokumentację otrzymamy szybciej i taniej, niż gdyby tworzyć ją od nowa, po wnikliwej analizie każdego punktu normy. Wzory dokumentacji najczęściej zawierają zestaw najważniejszych dokumentów standardowego Systemu Zarządzania Jakością, co może wspomóc początkującego jakościowca w spełnieniu wszystkich formalnych wymagań normy. Wzory są także najczęściej sprawdzone w praktyce, układ graficzny jest przyjazny, treści jest dokładnie tyle, co trzeba – nie ma nic zbędnego.

Co zatem zrobić z dokumentacją systemową, jak ją najlepiej stworzyć?

Moim zdaniem można wspomagać się dostępnymi zasobami w sposób pośredni, mianowicie zaglądać do wzorów, ale nie sugerować się nimi do końca. Na podstawie wzoru dokumentu można zidentyfikować jego cel i zastosowanie.

Z zapisów normy jesteśmy w stanie określić wymagania, a ze znajomości procesów swojej organizacji dostępne do monitorowania parametry.
Jeśli już zdecydujesz się, Drogi Czytelniku, na korzystanie z dostępnych wzorów dokumentacji, powinieneś pamiętać o kilku ważnych elementach:

  • stosowanie gotowej dokumentacji to ryzyko i odpowiedzialność, które jako użytkownik bierzesz na siebie;
  • skutek użycia szablonowej dokumentacji zależy zarówno od jakości samych szablonów, jak i od osoby, która ich używa;
  • przy wyborze zbioru szablonów warto zwrócić uwagę, czy posiadają komentarze pomagające dopasować je do profilu działalności organizacji;
  • szablon należy dopasować do możliwości swojej organizacji, a nie stosować przerysowanych zapisów głównie dlatego, że robią wrażenie;
  • należy koniecznie zwracać uwagę na nazwy stanowisk w dokumentacji, żeby zawsze zgadzały się ze schematem organizacyjnym;
  • należy pamiętać, że przy audycie naprawdę łatwo jest zweryfikować, czy procesy opisane w dokumentacji odpowiadają rzeczywistości;
  • co najważniejsze – do tych dokumentów nie można po prostu wpisać nazwy swojej firmy.

A jeśli wyczerpią się dostępne wzory dokumentów i wnioski po analizie normy, można także zapytać bardziej doświadczonych jakościowców, którzy rzadko kiedy, z racji swej roli w organizacji, odmawiają pomocy w zakresie kształtowania świadomości jakości.

Ocena wpisu:

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Copyright 2011-2012 - ISOmnia.pl
do góry