Przeglądy zarządzania – znaczenie i zalety regularnych przeglądów

Opis przeglądu zarządzania jako istotnego elementu systemu zarządzania jakością znajdziemy w punkcie 5.6 normy ISO 9001 i brzmi on następująco:

5.6 Przegląd zarządzania

5.6.1 Postanowienia ogólne

Najwyższe kierownictwo powinno przeprowadzać przegląd systemu zarządzania jakością organizacji w zaplanowanych odstępach czasu, w celu zapewnienia jego stałej przydatności, adekwatności i skuteczności. Przeglądem tym należy objąć ocenianie możliwości doskonalenia i potrzebę zmian w systemie zarządzania jakością, łącznie z polityką jakości i celami dotyczącymi jakości.

Należy utrzymywać zapisy z przeglądu zarządzania (patrz 4.2.4).

5.6.2 Dane wejściowe do przeglądu
Dane wejściowe do przeglądu zarządzania powinny obejmować informacje dotyczące:

a) wyników auditów,

b) informacji zwrotnej od klientów,

c) funkcjonowania procesów i zgodności wyrobu,

d) statusu działań zapobiegawczych i korygujących,

e) działań podjętych w następstwie wcześniejszych przeglądów zarządzania,

f) zmian, które mogą wpływać na system zarządzania jakością,

g) zaleceń dotyczących doskonalenia.

5.6.3 Dane wyjściowe z przeglądu
Dane wyjściowe z przeglądu zarządzania powinny obejmować wszelkie decyzje i działania związane z:

a) doskonaleniem skuteczności systemu zarządzania jakością i jego procesów;

b) doskonaleniem wyrobu w powiązaniu z wymaganiami klienta,

c) potrzebnymi zasobami.

Można zatem stwierdzić, że przegląd zarządzania jest procesem mającym na celu zweryfikowanie kursu, jakim „płynie” nasz system zarządzania jakością. W pewien sposób motywuje kierownictwo organizacji do regularnego spojrzenia na działalność z perspektywy wszystkich procesów i zweryfikowania ich skuteczności. Jest to także element podkreślający, że system zarządzania jakością jest wytworem żywym, wymagającym troski i dbałości o efekty.

Kontynuując metaforę przeglądu zarządzania jako kursu rejsu, należy podkreślić znaczenie najwyższego kierownictwa jako jego nawigatorów. Postawa i podejście kierownictwa są wzorem do naśladowania dla załogi i tylko one są słuszne.

Jeśli kierownictwo nie ma czasu na regularne przeglądy, to należy się spodziewać, że pozostali pracownicy będą również traktować system zarządzania jakością i obowiązki z nim związane jako zadania dalszej kategorii. W myśl filozofii kaizen zadania organizacji związane z systemem jakości i doskonaleniem są zadaniami podstawowymi. W firmach często zauważalne jest selekcjonowanie zadań, przy czym te operacyjne mają większą rangę, a te doskonalące są do zrealizowania w wolnym czasie. Z czasem wolnym w pracy wiadomo jak jest, czyli najczęściej się do po prostu nie ma. Najgorsze, co może się dziać w organizacji, to „gaszenie” bieżących pożarów pod postacią działań operacyjnych. W takim trybie pracy nie ma czasu na refleksję i usunięcie przyczyn pojawiających się pożarów, czyli na doskonalenie procesów. Doskonalenie z kolei zgodnie z punktem 5.6.3 normy ISO 9001 jest daną wyjściową przeglądów zarządzania. Jest to kolejny przykład na to, że wymagania normy ISO 9001, z pozoru dość enigmatyczne, mają swój głęboki sens i warto się do nich zastosować.
Wobec powyższego mam nadzieję, że znaczenie przeglądów zarządzania zostało wystarczająco podkreślone. Dla tych, którzy potrzebują wymienienia konkretnych zalet regularnych przeglądów zarządzania, kilka zdań poniżej.

Przeprowadzanie regularnych przeglądów zarządzania wiąże się z kilkoma korzyściami dla organizacji. Są to:

  • możliwość regularnego przeglądu istotnych dla organizacji wskaźników odzwierciedlających status procesów i porównania ich z danymi wcześniejszymi,
  • czynnik motywujący poszczególne działy do zwiększenia zaangażowania w procesy,
  • możliwość poprawy komunikacji między najwyższym kierownictwem a poszczególnymi działami,
  • możliwość jasnego i precyzyjnego przekazania wymagań stawianych poszczególnym działom.

W jaki sposób przeprowadzić przegląd zarządzania? Dane wejściowe i wyjściowe są precyzyjnie wyszczególnione przez normę ISO 9001 i to należy przyjąć jako podstawę. Pozostałe elementy są do ustalenia według uznania organizacji, mowa o formie, składzie osobowym, częstotliwości itp.

Przegląd zarządzania sam w sobie będzie po prostu spotkaniem z udziałem kierownictwa w celu przedstawienia sprawozdania z dotychczasowej działalności.

Jego organizatorem najczęściej jest pełnomocnik zarządu, który później te dane zbiera w całość w wymaganą przez normę formę zapisu. Na podstawie danych z działań korygujących i zapobiegawczych pełnomocnik jest w stanie wskazać tematy szczególnie wymagające poruszenia w szerszym gronie. To idealny moment na podniesienie kwestii sprawiających trudności w pracy między komórkami organizacji. Przy obecności wszystkich kierowników możliwe jest poznanie racji każdej ze stron konfliktowej sytuacji, a tym samym uzyskanie kompromisu.

Z normy nie wynika, co jaki czas należy przeprowadzać przegląd. Mowa jest o zaplanowanych odstępach czasu. Przy właściwym podejściu do istoty przeglądu zarządzania nie potrzeba wymuszać takich spotkań, jedynie dla spełnienia wymagań normy.

Organizacja sama jest w stanie określić, jakiej częstotliwości przeglądów potrzebuje dla właściwej „nawigacji kursu rejsu”. Może się okazać, że kwartalne spotkania są zbyt rzadkie, a comiesięczne zbyt częste.

Warto pamiętać, że przegląd zarządzania jest także elementem doskonalącym system zarządzania jakością, a więc i zadaniem podstawowym kierownictwa, a nie dodatkowym. Przegląd zarządzania raz do roku przed audytem nadzoru lub certyfikującym ma raczej za zadanie zlokalizowanie obszarów do „ogarnięcia” przed kontrolą niż doskonalenie systemu w imię zwiększenia zadowolenia klientów.

Do ustalenia pozostaje także, kto i jakie dane będzie prezentować. W praktyce dane prezentowane są przez kierowników działów, którzy wcześniej uzyskują wytyczne co do treści materiału.

Zgodnie z jedną z zasad zarządzania jakością decyzje podejmowane są na podstawie faktów i przegląd zarządzania jest idealną okolicznością do działań tego typu. Co istotne, dane powinny służyć lokalizowaniu obszarów wymagających doskonalenia, a nie powodom personalnym lub dyscyplinującym. Aby przegląd zarządzania spełniał swoje zadanie, nie należy wykorzystywać go do celów innych niż ten określony przez normę.

Jeśli najwyższe kierownictwo będzie uskuteczniać stosowanie przeglądu jako spotkania odkrywającego „najgorszy dział miesiąca” albo „przyczyny utraty konkretnego klienta” to nie uda się zrealizować założeń normy ISO 9001. Śmiało można powiedzieć, że po raz kolejny warto zaufać doświadczeniu i wiedzy twórców norm ISO i zastosować w pełni wymagania standardu.

Ocena wpisu:

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Copyright 2011-2012 - ISOmnia.pl
do góry